Een data back-up maken op uw pc lijkt vaak iets voor later. Tot de laptop niet meer opstart, een externe schijf valt of een bijlage per ongeluk uw administratie overschrijft. Foto’s van jaren geleden, werkdocumenten, e-mails en opgeslagen wachtwoorden zijn dan niet zomaar terug. Met een eenvoudige, goed ingerichte back-up voorkomt u veel stress en kostbaar herstelwerk.
Waarom een back-up op de pc meer is dan een kopie
Een back-up is een extra, bruikbare kopie van uw belangrijke bestanden. Die kopie staat niet alleen op dezelfde harde schijf als het origineel. Dat verschil is essentieel. Als een computer defect raakt, gestolen wordt, waterschade oploopt of besmet raakt met ransomware, bent u uw bestanden anders vaak in één keer kwijt.
Alleen bestanden naar een tweede map op dezelfde pc kopiëren is dus geen veilige back-up. Ook een usb-stick die altijd in de computer zit, biedt beperkte bescherming. Ransomware kan namelijk vaak alle aangesloten schijven versleutelen. Een goede aanpak houdt rekening met technische defecten, menselijke fouten én digitale dreigingen.
Voor particulieren gaat het meestal om foto’s, video’s, belastingaangiften, documenten en e-mail. Voor een kleine onderneming kunnen offertes, klantgegevens, boekhouding en projectbestanden de dagelijkse werkzaamheden stilleggen als ze ontbreken. Hoe belangrijker de gegevens, hoe beter de back-up moet aansluiten op uw situatie.
Welke gegevens moet u veiligstellen?
Begin niet met techniek, maar met de vraag wat u echt niet opnieuw kunt maken. Controleer daarbij niet alleen de map Documenten. Foto’s staan soms nog op het bureaublad, in Downloads of op een oude externe schijf. Programma’s kunnen gegevens op een andere locatie bewaren, bijvoorbeeld een lokaal archief van uw boekhoudpakket of e-mailprogramma.
Denk in ieder geval aan persoonlijke documenten, foto’s en video’s, uw administratie, e-mailarchieven, browserfavorieten en bestanden van specifieke programma’s. Werkt u thuis of heeft u een eigen bedrijf? Neem dan ook gedeelde mappen, klantdossiers, offertes en configuratiebestanden mee.
Programma’s zelf hoeft u meestal niet altijd mee te kopiëren. Die kunt u opnieuw installeren. De instellingen, licentiegegevens en bestanden die in die programma’s zijn gemaakt, zijn vaak veel waardevoller. Bij een volledige pc-back-up kunt u desgewenst ook Windows, programma’s en instellingen meenemen. Dat heet vaak een systeemkopie of systeemimage.
Data back-up maken op pc volgens de 3-2-1-regel
Een praktische vuistregel is de 3-2-1-regel. Bewaar drie kopieën van belangrijke gegevens: het origineel en twee extra kopieën. Gebruik daarbij twee verschillende soorten opslag, bijvoorbeeld de interne schijf en een externe harde schijf. Bewaar ten minste één kopie op een andere locatie, bijvoorbeeld in de cloud of bij familie.
Dat klinkt misschien uitgebreid, maar het is goed uitvoerbaar. U werkt op uw pc, laat dagelijks of wekelijks automatisch een kopie maken naar een externe schijf en bewaart daarnaast belangrijke bestanden in een betrouwbare cloudopslag. Brand, diefstal of een defect aan één apparaat hoeft dan niet direct een ramp te zijn.
Voor zeer belangrijke bestanden is een externe schijf die u na de back-up loskoppelt een verstandige extra maatregel. Die schijf is dan niet bereikbaar voor ransomware die op uw computer terechtkomt. Het nadeel is dat u hem zelf regelmatig moet aansluiten. Automatisch werken is prettig, maar alleen als u controleert of het ook werkelijk gebeurt.
Externe schijf, NAS of cloud: wat past bij u?
Een externe harde schijf is voor veel huishoudens de eenvoudigste en betaalbaarste keuze. U sluit hem via usb aan en kunt met een back-upprogramma automatisch mappen laten kopiëren. Kies een schijf met voldoende ruimte voor uw huidige bestanden én groei in de komende jaren. Heeft u veel foto’s en video’s, dan loopt een kleine schijf sneller vol dan verwacht.
Een NAS is een klein opslagapparaat in uw netwerk. Dit is handig voor gezinnen met meerdere computers of kleine bedrijven met gedeelde bestanden. Een NAS kan automatisch back-ups ontvangen en soms ook zelf een extra kopie naar de cloud sturen. Wel vraagt de installatie meer aandacht. Een NAS in hetzelfde pand beschermt namelijk niet tegen brand of diefstal.
Cloudopslag is prettig omdat uw bestanden buiten huis worden bewaard en vanaf meerdere apparaten bereikbaar zijn. Let wel op de opslagruimte, maandelijkse kosten en privacy. Voor gewone documenten kan dit uitstekend werken. Bij grote foto- en videoverzamelingen bepaalt uw internetsnelheid mede hoe lang de eerste back-up duurt.
De beste oplossing is vaak een combinatie. Een externe schijf geeft snel herstel bij een kapotte pc. Een cloudkopie biedt bescherming wanneer apparatuur of woning schade oploopt. Welke combinatie nodig is, hangt af van de hoeveelheid data, het budget en hoe snel u weer verder moet kunnen.
Zo stelt u een automatische back-up in
Op een Windows-pc kunt u voor persoonlijke bestanden gebruikmaken van de ingebouwde back-upfuncties of van een betrouwbaar back-upprogramma. Sluit eerst een lege of daarvoor bestemde externe schijf aan. Kies vervolgens welke mappen worden meegenomen en stel een vaste planning in, bijvoorbeeld iedere dag of iedere week.
Dagelijkse back-ups zijn verstandig als u regelmatig documenten wijzigt of zakelijke gegevens verwerkt. Gebruikt u de pc vooral voor e-mail en af en toe foto’s, dan kan een wekelijkse back-up voldoende zijn. Wacht niet tot de externe schijf bijna vol is. Stel liever bewaartermijnen in, zodat oude versies na verloop van tijd automatisch worden opgeruimd.
Versiebeheer verdient extra aandacht. Als u vandaag per ongeluk een goed bestand overschrijft, wilt u niet dat de back-up van morgen die fout ook overneemt. Met meerdere bewaarde versies kunt u een document van vorige week of vorige maand terugzetten. Dat is vaak net zo waardevol als bescherming tegen een defecte harde schijf.
Maak voor een nieuwe computer ook een herstelplan. Bewaar serienummers en licenties op een veilige plek en noteer welke programma’s u nodig heeft. Een systeemimage kan daarbij tijd besparen, maar is geen vervanging voor een losse bestandsback-up. Een image herstelt de hele pc, terwijl u bij een losse back-up snel één foto of document kunt terughalen.
Cloudsynchronisatie is niet altijd een back-up
Diensten voor cloudsynchronisatie zijn handig, maar ze zijn niet automatisch een volledige back-up. Verwijdert u een bestand op uw pc, dan wordt die verwijdering vaak ook naar de cloud gesynchroniseerd. Ook een beschadigd bestand kan worden meegestuurd.
Controleer daarom hoe lang verwijderde bestanden en oudere versies worden bewaard. Combineer synchronisatie bij voorkeur met een aparte back-up naar een externe schijf of een dienst die expliciet versieherstel biedt. Zo blijft u niet afhankelijk van één opslagmethode.
Controleer of uw back-up echt terug te zetten is
Een back-up die niet kan worden teruggezet, is geen bruikbare back-up. Controleer daarom af en toe de datum van de laatste back-up. Open daarna een paar bestanden rechtstreeks vanaf de externe schijf of herstel ze naar een tijdelijke map. Test een foto, een pdf en een document dat u regelmatig gebruikt.
Let ook op foutmeldingen, een bijna volle schijf en back-ups die onverwacht lang niet zijn uitgevoerd. Bij een externe schijf is het verstandig om deze af en toe te controleren op vreemde geluiden of verbindingsproblemen. Ook opslagmedia hebben niet het eeuwige leven.
Extra aandacht voor kleine bedrijven
Voor een bedrijf is alleen een kopie van de map Documenten meestal onvoldoende. Gegevens kunnen op werkplekken, een server, een NAS, in e-mail en in bedrijfssoftware staan. Bepaal daarom eerst waar de actuele gegevens werkelijk worden opgeslagen. Een medewerker die bestanden alleen lokaal op zijn laptop bewaart, valt anders buiten de back-up.
Leg ook vast wie controleert of de back-up is gelukt en hoe herstel verloopt bij een storing. De vraag is niet alleen of bestanden terug kunnen komen, maar ook hoe snel. Een winkel die dezelfde dag weer moet kunnen factureren, heeft een andere oplossing nodig dan een onderneming die een paar dagen kan wachten.
Twijfelt u over de juiste instellingen, de staat van een oude schijf of de gegevens die moeten worden meegenomen? Sijmtronix kan een back-upoplossing praktisch inrichten en controleren, thuis of op locatie. Een paar minuten aandacht voor uw back-up is meestal een stuk prettiger dan dagen zoeken naar bestanden die er niet meer zijn.